البريد الالكتروني في العمل
 

لكن هل يتم استخدامه علي وجه التحديد في العمل بطريقة لائقة وصحيحة؟! يمكننا ان ندرجه ضمن العادات التي نتخذ منها سمة لحياتنا ... وهي عادة لذيذة بالفعل ... لكن كيف يمكن توظيفها علي النحو الامثل ...؟!

* كيفية استخدام البريد الالكتروني؟
1- استخدام البريد الالكتروني كاحدي قنوات الاتصال بحيث لا يمثل كل قنوات الاتصال – اي الجزء وليس الكل - صحيح انها وسيلة المناقشة الموثقة والتي لا تستغرق سوي نقرة واحدة علي الفار. لكنها لا تنفع في نفس الوقت ادارة شركة من خلالها لانك لن تستطيع الحصول علي اي موظف تريده وبالتالي لن يشعر احد بتواجدك بوصفك صاحب العمل او المسئول عنه.

2- وضع مواصفات قياسية له:
- القصر, ليكن ممتعآ في قراءته ولا يصاب الشخص بالملل. والا يتعدي طوله طول الشاشة. اما اذا لم تلتزم بهذه المواصفات، فسيكون رد الفعل تجاه رسالتك باحدي الطرق الآتية:
- عدم قراءة الرسالة كاملة.
- تاجيل قراءتها فيما بعد.
- عدم الالتفات لها جيدآ (بالتحدث مع شخص آخر – او اجراء محادثة تليفونية).

3- تشجيع العملاء دائمآ بالاستفسار عن المزيد، فتوجيه الاسئلة المستمرة من قبلهم هو بالشئ المثمر فهو يجعل ابواب شركتك دائمآ مفتوحة.

4- التاكد من صحة ما تكتبه، مثل الغلطات الاملائية او النحوية او الصيغ غير التاديبية.

5- الاجابة علي الرسائل المرسلة اليك، ان لم تستطع الرد عليها في حينها عليك بتخصيص وقت حتي ولو بعد انتهائك من الاعمال المضنية. لا تتاخر مطلقآ في الرد علي اي رسالة وان حدث ذلك لابد وان يكون هناك الرد المقنع.

6- عدم اظهار الغضب او التحكم في رسائلك، لانها رسائل تحمل بداخلها اللهيب الذي يشعل النيران. حاول الا تفقد اعصابك او ان توجه نقدا لغيرك في رسالة وانما انتظر حتي تواجهه وجهآ لوجه لانها لن تعكس بداخلها تعبيرات الوجه او لغة الجسد وبالتالي لا يفهم ما هو مقصود منها وتاتي بالنتائج العكسية. وهناك طريقة اخري اذا لم تنجح في ذلك من تسليم الرسالة شخصيآ بنفسك او التحدث من خلال التليفون.

7- التدريب علي كتابة البريد الالكتروني في حالة عدم الاتقان، فاستخدام البريد الالكتروني اصبح ضرورة في تعاملات العمل وان كان ينصح بعدم الافراط في استخدامه. فالامر لا يقف علي استخدامه وانما ايضآ علي كيفية اتقانه عند التعامل معه، فلا تخجل من ان تطلب من زميل متمرس عليه في العمل ان يدربك عليه اذا كنت تفتقد لبعض المهارات فيه ومن افضل الزملاء علي الاطلاق هي السكرتارية. واعلم دائمآ ان العملاء الذي لا يمكنك رؤيتهم او الاتصال بهم الا عن طريق البريد الالكتروني يصدرون حكمهم عليك من خلاله.

8- لا مانع من روح الدعابة في البريد الالكتروني، ففي خضم اعباء العمل ومشاكله انت بحاجة الي كلمة لذيذة تسمعها او تقراها للتخفيف عنك، وماذا عن النكات ... لا مانع منها ايضآ لكن هناك العديد من الشركات لا تسمح بها وتلتزم بالرسائل الجادة ... عليك ان تكون مقدامآ ولا تخشي من هذه اللوائح وتحمل النتائج ... لكن مع الوضع في الاعتبار ان الاكثار منها لا يمكنك من اتخاذ الجدية في كتابة الرسائل ... وبالتالي ضياع فرص العمل والعملاء؟!.
 
9- "اتباع قاعدة الخمس دقائق" – اذا كان هناك شيئآ ما يغضبك او يثيريك لظرف يتعلق بالعمل او خارجه وكنت علي وشك كتابة رسالة عليك بالانتظار قليلآ وليكن خمس دقائق فقط علي ان تشغل نفسك باي شئ مثل التمشية قليلآ او الاسترخاء.

10- تحديد متطلبات رسالتك للوفاء بالغرض المطلوب منها:
- تحديد عناوين الموضوع.
- تحديد عنواين الاشخاص الذي تريد ارسال البريد الالكتروني له، ولا يقصد هنا كتابة عنوان الشخص المرسل اليه فهذا امر مفروغ منه ... وانما الانتقاء جيدآ للاشخاص ذوي الشان والذي تقع هذه الرسالة في مجال اختصاصهم:
- الي: ....... To :...
- نسخة كربونية:....... C C : ...
(فالي تختلف عن النسخة الكربونية ... فينبغي التدقيق جيدآ)
- التاكد من وصول الرسالة الي الجهة المختصة.
- متابعة الرد.
 
فكل ذلك يندرج ضمن قواعد العمل لضمان نجاحه.